μηχανογράφηση

Όρος που αναφέρεται στη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών για την επεξεργασία διοικητικών και οικονομικών πληροφοριών στο πλαίσιο μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Ειδικότερα τα πεδία εφαρμογής της μ. είναι η μισθοδοσία, οι αποθήκες, ο έλεγχος αποθεμάτων και παραγωγής, η διαχείριση παραγγελιών, η διαχείριση πελατών - προμηθευτών, η πληροφόρηση της διοίκησης για τη λήψη αποφάσεων, η οικονομική μοντελοποίηση κ.ά. Ένα σύστημα ή μια δραστηριότητα μιας επιχείρησης μπορεί να μηχανογραφηθεί αν οι διαδικασίες του μπορούν να περιγραφούν με ακρίβεια ως μια σειρά από απλά λογικά βήματα, αν η λειτουργία του χαρακτηρίζεται από επαναληπτικές διαδικασίες και αν απαιτείται επεξεργασία μεγάλου όγκου δεδομένων. Σε ένα μηχανογραφημένο σύστημα διακρίνονται τα δεδομένα, τα οποία είναι κατάλληλα οργανωμένα σε αρχεία ή στις λεγόμενες βάσεις δεδομένων, και οι επεξεργασίες και οι υπολογισμοί που πρέπει να γίνουν πάνω στα δεδομένα για να εξαχθούν τα ζητούμενα αποτελέσματα. Οι επεξεργασίες αυτές υλοποιούνται με τη βοήθεια των προγραμμάτων των ηλεκτρονικών υπολογιστών. Για τη μ. ενός συστήματος απαιτούνται οι παρακάτω φάσεις: 1. Ανάλυση συστήματος. Είναι η βασικότερη φάση στη διαδικασία μ. ενός συστήματος στην οποία συντάσσεται μια μελέτη με σκοπό να βρεθούν οι στόχοι που θα έχει το μηχανογραφημένο σύστημα και οι πιο πρόσφορες λύσεις και διαδικασίες για την επίτευξή τους με τη βοήθεια των κατάλληλων μηχανών και ηλεκτρονικών υπολογιστών. 2. Σχεδιασμός. Εδώ δίνονται αναλυτικές προδιαγραφές όλων των στοιχείων που απαιτούνται για τη μηχανογραφική λύση (εξοπλισμός, αρχεία, προγράμματα). 3. Υλοποίηση. Στη φάση αυτή πραγματοποιείται η προμήθεια του εξοπλισμού και των προγραμμάτων και γράφονται και ελέγχονται όλα τα προγράμματα της εφαρμογής με χρήση δοκιμαστικών αρχείων. 4. Εγκατάσταση. Εδώ γίνεται εγκατάσταση του εξοπλισμού και των προγραμμάτων, δημιουργούνται τα αρχεία δεδομένων και γίνεται δοκιμαστική λειτουργία όλου του συστήματος. 5. Παράδοση. Το σύστημα παραδίδεται στους χρήστες του και ακολουθεί πρόγραμμα εκπαίδευσης των χρηστών του στη λειτουργία και στις νέες διαδικασίες. 6. Λειτουργία. Στη φάση αυτή αρχίζει η κανονική λειτουργία του μηχανογραφικού συστήματος αλλά για να αποφευχθούν τυχόν προβλήματα γίνεται η λεγόμενη παράλληλη ροή κατά την οποία λειτουργεί παράλληλα και το παλιό χειρογραφικό σύστημα. Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα και αφού αξιολογηθούν τα αποτελέσματα της δοκιμαστικής λειτουργίας, επιφέρονται οι απαραίτητες βελτιώσεις και αρχίζει η κανονική λειτουργία του συστήματος. Για να αναπτυχθούν οι μηχανογραφικές εφαρμογές δεν αρκούν μόνο οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές. Απαιτείται μια σειρά βοηθητικών μηχανημάτων (ψηφιακά αποθηκευτικά μέσα, εκτυπωτές, σαρωτές, σχεδιογράφοι, μόντεμ κ.ά.) καθώς και προσωπικό διαφόρων ειδικοτήτων οργανωμένο κατάλληλα σε μια διοικητική ενότητα που ονομάζεται μηχανογραφικό κέντρο ή υπηρεσία μ.

* * *

η

(οργαν. επιχειρ.) η μέθοδος διαλογής ή σύνταξης διοικητικών, λογιστικών, βιομηχανικών ή εμπορικών εγγράφων, η οποία βασίζεται στη χρήση τών λογιστικών μηχανών, τών ηλεκτρονικών υπολογιστών.

[ΕΤΥΜΟΛ. < μηχανογραφώ, κατά το σχήμα χαρτογραφώ: χαρτογράφηση].